tugas pertemuan ke 2

Merisum modul 1 dan 2 tls tngan pke krtas duble polio.
klmpok 1 ma olah lap. Modul 1
klmpok 2 ma olah lap. Modul 2
lap. Di ketik, di jilid dan di gandakan 6 kali. Jadi 7 lwan yg asli.

RINGKASAN MODUL 1
Pengelolaan Arsip Vital

Kegiatan Belajar 1: Latarbelakang Pengelolaan Arsip
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, pemerintah ataupun swasta, maupun perorangan
selalu menciptakan arsip. Arsip dapat berupa kertas, non kertas, elektronik dan digital. Semua arsip
memiliki fungsi atau kegunaan yang berbeda, maka perlu dikelola sehingga dapat diketemukan kembali
secara cepat, tepat, utuh dan lengkap.
A. Arsip dan Organisasi
Berdasarkan fungsinya, arsip terba atas arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis mengandung arti
informasi yang terkandung di dalamnya masih digunakan dan dimanfaatkan secara langsung oleh
organisasi (creating agency) untuk keperluan dan kepentingan organisasi itu sendiri. Arsip dinamis
dikategorikan ke dalam arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang frekuensi
penggunaannya masih tinggi, sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun. Sedangkan arsip statis sebenarnya dari dinamis yang mempunyai
nilai keberlanjuran/keberlanjutan (continuing value), kemudian disimpan permanen karena informasinya
mengandung nilai historis. Informasi dalam arsip statis sudah tidak berguna bagi organisasi
penciptanya, tetapi masih bermanfaat bagi masyarakat.
Arsip dinamis aktif merupakan unsure penting dalam mendukung kelancaran pekerjaan, terutama pada
saat proses pengambilan keputusan, pengawasan maupun pembuktian hukum. Oleh karenanya, arsip
dinamis aktif harus siap sedia saat diperlukan. Karena begitu pentingnya arsip dalam organisasi, maka
arsip harus dikelola dengan sebaiknya.
B. Pentingnya Pengamanan Arsip Dinamis
Arsip dinamis memegang peran penting dalam organisasi. Karena sangat pentingnya manfaat arsip
dinamis dan merupakan vital bagi organisasi, maka pengelolaan arsip dinamis tidak hanya menata,
menyimpan dan menemukan kembali, tetapi bagaimana cara pengamanan, perlindungan terhadap isi
informasi maupun fisik sehingga terhindar dari perusakan yang disengaja, pembocoran informasi,
pencurian bahkan kehilangan. Melindungi arsip secara keseluruhkan juga sangat penting dari berbagai
kemuingkinan terjadi.
C. Alasan Pentingnya Pengelolaan Arsip Vital
1. Alasan Ekonomis
Kata “ekomomis” adalam pengelolaan arsip berhubungan dengan beaya pemeliharaan, termasuk
peralatan dan menggunaan ruang melalui perencanaan yang matang. Kehilangan dan kerusakan arsip,
organisasi akan mengeluarkan ekstra anggarannya untuk dapat menciptakan arsip kembali arsip,
bahkan hal ini tidaklah mudah dan memerlukan waktu yang lama.
2. Alasan Hukum
Setiap organisasi memerlukan status hukum (legalitas) yang terkait dengan keberadaan, eksistensi dan
dalam hubungannya dengan organisasi lain. Karena bukti-bukti legal yang terkandung dalam arsip
akan mempermudah bagi organisasi dalam menjalankan kegiatannya.
3. Alasan Politik
Informasi yang terkadung dalam arsip sering menyangkut rahasia organisasi, baik kebijakan maupun
privasi dari orang per orang dalam organisasi. Informasi tersebut hanya diketahi oleh penciptanya atau
organisasi tertentu. Apabila informasi tersebut diketahui oleh orang atau organisasi yang tidak berhak,
maka akan menimbulkan resiko bagi organisasi penciptanya. Oleh karenanya arsip yang memiliki
karakteristik ini harus dikelola secara khusus. Pengelolaan seperti itu cenderung politis, demi
kepentingan politik organisasi. Arsip yang memiliki karakteristik tersebut termasuk arsip rahasia dalam
jangka waktu tertentu, namun jangka kerahasiaan akan terbatas, sehingga setelah itu dapat diketahui
oleh pubik.
D. Posisi Arsip Vital Dalam Manajemen Arsip Dinamis
Manajemen arsip dinamis disebut juga records management yang merupakan pengembangan dari
konsepsi daur hidup arsip yang baru diperkenalkan di USA tahun 1934. Hal ini ditandai pengelolaan
arsip dulunya yang sporadis dan tidak saling berkait, menjadi pengelolaan yang terstrutur,
terorganisasi, dan logis dari sejak penciptaannya, pemeliharaan dan pemusnahan arsip.
Pengertian manajemen arsip dinamis:
1. Mina M. Johnson dan Norman F. Kallaus (1987:352): sebagai daur hidup arsip dari penciptaan,
melalui processing, pemeriksaan, pemeliharaan dan perlindungan sampai pemusnahannya.
2. Patricia E. Wallace (1992:2): sebagai pengendalian secara sistematik atas daur hidup arsip dari
penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara permanan.
Program arsip vital merupakan komponen dari use and maintenance (penggunaan dan pemeliharaan
arsip. Arsip vital sebenarnya dari arsip dinamis yang perlu pengamanan dan perlindungan secara
khusus. Pengelolaan arsip vital merupakan bagian dari manajamen arsip dinamis.
Kegiatan Belajar 2: Perlunya Perlindungan Arsip Vital
Karena pentingnya arsip, maka organisasi harus memberikan apresiasi dan perhatian penuh terhadap
arsip, terlebih arsip dinamis vital. Tindakan preventif tidak sekedar tindakan yang dilakukan pada saat
telah terjadi seuatu terhadap arsip, melainkan perlu dilakukan antisipasi sebelum sesuatu terjadi pada
arsip.
A. Perlindungan Terhadap Sesuatu Yang Vital
Arsip diibaratkan organ-organ tubuh manusia. Setiap organ tubuh memiliki fungsi yang sangat vital bagi
kehidupan manusia. Organ-organ tubuh tersebut akan dilindungi oleh organ yang lain. Agar organ
pelindung organ tubuh dapat berfungsi, maka harus dirawat dan dilindungi oleh sang pemiliknya
(manusia). Pengelolaan arsip vital merupakan pengelolaan arsip yang ditujukan secara khusus bagi
arsip-arsip yang memiliki informasi bernilai vital dari sejak arsip tersebut diciptakan, disimpan dan
dipelihara.
B. Arsip Vital dan Bencana (Disaster)
Baru setelah terjadinya bencana, umumnya akan ramai-ramai dilakukan pengelolaan arsip vital.
Sebenarnya pengelolaan arsip vital meliputi antisipasi adanya ancaman dan bahaya yang dapat
menghancurkan arsip vital, baik secara fisik maupun informasinya.
Berikut bencana yang menyebabkan rusaknya arsip vital:
1. Bencana Alam: banjir, banjir bandang, tanah longsor, tsunami, kebakaran, gempa bumi, runtuhnya
bangunan/gedung, dll.
2. Akibat Ulah Manusia: pengeboman, pembakaran, sabotase, pencurian, dll.

RINGKASAN MODUL 2
Pengertian Arsip Vital

Kegiatan Belajar 1: Arti dan Definisi Arsip Vital
Informasi yang terkandung dalam arsip dinamis (arsip aktif dan arsip inaktif) masih digunakan bagi
kepentingan organisasi, hanya saja bobotnya berbeda. Bobot untuk kepentingan organisasi inilah yang
menentukan tingkat ke-vital-an arsip.
A. Definisi Arsip Vital
Beberapa pengertian yang diberikan oleh pakar arsip:
1. Arsip dinamis yang esensial dan mempunyai fungsi berkelanjutan pada organisasi
2. Arsip yang diperlukan untuk kelanjutan operasional organisasi
3. Arsip tingkat satu atau kelas satu
4. Arsip dinamis yang vital bagi jalannya sebuah institusi atau perusahaan
B. Aspek-aspek Arsip Vital
1. Aspek Fungsi, arsip memiliki fungsi yang berbeda-beda
2. Aspek Situasi, karena kondisi atau situasi organisasi, maka arsip itu akan berfungsi dalam
organisasinya.
3. Aspek Resiko, arsip akan mampu menimbulkan resiko maupun tidak. Resiko bisa jadi merupakan
kerugian suatu organisasi dan lingkungan yang terlibat dalam organisasi, termasuk pelaku-
pelakunya daam waktu tertentu dan waktu selanjutnya. Bila tidak menimbulkan resiko, berarti tidak
menimbulkan kerugian.
C. Arsip Vital Dalam Arti Sempit dan Arti Luas
Arti sempit:
• Arsip tingkat satu
• Arsip kelas satu
• Arsip VIP
• Arsip sangat penting
• Arsip diberlakukan secara khusus
Arti luas:
Arsip yang secara fisik dan isi informasinya harus diberlakukan secara khusus walau dalam kondisi
apapun demi kepentingan organisasi karena arsip tsb. tidak dapat diperbarui atau ditemukan di tempat
lain
Kegiatan Belajar 2: Ciri-ciri dan Fungsi Arsip Vital
A. Ciri-ciri Arsip Vital
1. Harus Ada Demi Kelansungan Hudup Organisasi
Arsip akan memiliki kegunaan/manfaat yang berbeda-beda. Ada arsip yang setelah digunakan
tidak perlu disimpan lagi atau segera dimusnahkan. ada arsip yang selesai digunakan masih perlu
disimpan karena akan digunakan lagi; ada arsip yang informasinya sudah tidak perlu diperlukan
lagi oleh organisasi, tetapi perlu disimpan untuk kepentingan masyarakat; ada arsip yang turus
menerus digunakan oleh organisasi, sehingga harus tetap disimpan.
2. Fisik dan Informasinya Memerlukan Perlindungan dan Pengamanan
Setiap informasi dalam arsip berdampak pada kelangsungan organisasi pembuatnya, maka arsip
perlu diberikan perlindungan dan pengamanan, sehingga terhindar dari ancaman kerusakan dan
kehilangan yang disebabkan oleh bencana alam dan kesengajaan/ketidaksengajaan manusia.
3. Fisik Arsip Tidak Dapat Tegantikan
Tidak dapat digantikan karena informasi yang terkandung di dalamnya tidak terdapat pada sumber
atau organisasi lain, karena arsip tersebut memiliki nilai keabsahan/legalitas terkait dengan status
hokum dan keuangan, sehingga organisasi tidak mungkin hanya menyimpan kopiannya saja. Arsip
asli harus disimpan, bila yang dipinpan hanya kopiannya saja, maka belum memberikan jaminan
bagi organisasi. Kehilangan arsipp asli, berarti kehilangan bukti segala bukti yang diperlukan oleh
organisasi.
4. Merupakan Aset Organisasi
Arsip adalah asset organisasi. Arsip tentang kepemilikan/kekayaan organisasi, menunjukkan
bahwa, organisasi memiliki bukti kepemilikan/kekayaan. Arsip ini dapat dimanfaatkan organiasi
untuk keperluan strategis dan operasional. Dalam fungsi ini, arsip juga untuk kegiatan rekonstruksi
tentang asal-usul lahir dan perkembangan organisasi.
5. Memiliki Fungsi Dinamis
Informasi yang terkandung dalam arsip merupakan alat dasar manajemen, sehingga informasi
yang terkandung di dalamnya secara langsung dipergunakan oleh organisasi penciptanya secara
terus menerus (menjadi arsip aktif), maupun jarang dimanfaatkan (arsip inaktif). oleh karenanya
arsip ini harus disimpan oleh organisasi pencipta arsip.
Arsip dinanis perlu dipisahkan dari arsip statis. Arsip dinamis (arsip aktif) perlu disimpan pada
central file, sedangkan arsip statis (arsip vital yang menurun penggunaannya) disarankan untuk
diserahkan dan disimpan pada lembaga pengelola arsip statis (pusat arsip) atau records center.
6. Diklasifikasikan sebagai Arsip Tingkat/Kelas Satu
B. Fungsi Arsip Vital
Arsip vital memiliki fungsi yang sangat kompleks dan terkait dengan cirri-ciri yang melekat pada arsip
tersebut:
1. Arsip Vital Sebagai Memori Organisasi
Arsip vital adalah arsip dinamis yang di dalamnya menyimpan memori aktivitas yang dilakukan
organisasi yang berupa kebijaksanaan dan strategi bagi organisasi. Arsip vital merupakan aset
organisasi.
2. Arsip Vital Sebagai Bukti Hukum dan Menunjang Litigasi
Salahsatu legalitas pengakuan secara hukum adalah dengan adanya arsip pengakuan hokum.
Arsip ini kemudian dikategorikan sebagai arsip dinamis vital. Semakin banyak arsip yang
diperlukan dan dipergunakan dalam kaitannya dengan hokum, maka semakin jelas bahwa, arsip
tersebut memunjang litigasi.
3. Arsip Vital Sebagai Alat Untuk Melindungi Kepentingan Hak Pribadi dan Hal Lainnya
Arsip vital sebagai aset organisasi berarti merupakan bagian dari kekayaan organisasi. Informasi
yang terkandung dalam arsip tersebut mampu melindungi hak-hak pribadi dan hak-hak yang lain,
serta organisasi. Arsip vital di sini akan mendukung aktivitas internal maupun eksternal.